SAP^® Business One - základné moduly:

V module sa rieši zadanie údajov o firme a všeobecných nastavení, nastavenie - účtovných období, oprávnení pre užívateľov, číslovania dokladov, tlače, počiatočných stavov OP a účtov HK, definovanie používateľov a ich hesiel, účtovej osnovy, účtov hlavnej knihy, mien, daní, obstarávacích nákladov a prepravného, obchodných partnerov (definovanie formátu adries, skupín odberateľov/dodávateľov, ich vlastností, priorít, stupňa upomínania, platobných podmienok), bankových účtov, spôsobov platieb, riadenia skladov (definovanie skupín materiálov a skladov a im príslušné účty HK, MJ, balenie, druhy expedície,...), definovanie predlôh servisných zmlúv, Import/Export dát, definovanie procesu schvaľovania dokladov, správa licencií a Add-onov, ďalšie nastavenia práce s ostatnými modulmi a funkciami systému.

Modul je zameraný na spracovanie a prehľad účtov účtovej osnovy – tvorba analytických účtov, prehľad o on-line zaúčtovaných účtovných zápisoch a manuálne účtovanie – využitie predlôh pri manuálnom účtovaní, rozúčtovanie nákladov a výnosov na nákladové strediská, predbežne zadané doklady – prehľad a manuálne zadanie predbežných účtových zápisov na schválenie, vytvorenie vzoru/predlohy priradenia účtov (účet, %, nákladové stredisko), opakované účtovania – definovanie pravidelne sa opakujúcich účtovaní na obchodného partnera, stornované transakcie, účtovanie kurzových rozdielov, definovanie rozpočtov, nákladové účtovníctvo – definovanie ziskových/nákladových stredísk, pravidiel rozdelenie nákladov a výnosov na nich, výkazy.

Modul obsahuje zadávanie obchodných príležitostí, v ktorých sa evidujú informácie pre konkrétneho obchodného partnera ako plánovaná čiastka kontraktu a zisk, konkurencia a partneri pre konkrétnu príležitosť, prílohy a príslušné doklady (napr. ponuky, zmluvy), uskutočnené aktivity (priebeh alebo pripomienkovanie telefonátu, stretnutia, úloh,...). Z obchodných príležitostí je možné generovať rôzne výkazy – prognózy príležitosti, získané/ stratené/ otvorené/ uzatvorené príležitosti, moje príležitosti apod.

Modul pokrýva celý proces predaja, od založenia ponuky pre odberateľov a záujemcov, po fakturáciu, založenie predbežne zadaných dokladov a tlač. SAP Business One poskytuje širokú paletu predajných dokladov, z ktorých sa každý týka inej úrovne procesu predaja. Pri tvorbe dokumentov je možné kopírovať všetky dáta z hierarchicky nižšie zaevidovaných dokumentov, napr. zákazku vytvoriť z ponuky, pričom sa zaznamenáva v systéme číslo dokladu, z ktorého vznikol nadradený doklad. Typy dokladov v predajnom module sú: Ponuka, Zákazka/Došlá objednávka (možnosť rozdelenia jednej zákazky do viacerých dodávok), Požiadavka na zálohu, Zálohová faktúra, Dodávka, Vrátená dodávka, Odoslaná faktúra, Odoslaná opravná faktúra, Storno odoslanej opravnej faktúry, Dobropis z predaja, Hotovostná platba (hotovostný predaj na faktúru jednorázovému odberateľovi). Upomínanie – proces pozostáva z generovania upomienok aj s úrokom z omeškania platby. V predajných výkazoch je možné zobraziť otvorené predajné doklady, nevybavené zákazky, predbežne zadané doklady, rabaty, realizovať analýzu predaja.

Modul umožňuje riadiť celý proces nákupu, od objednávok až po spracovanie došlých faktúr, zaznamenávať obstarávacie náklady, vytvárať rôzne výkazy pre analýzu informácií o nákupe, ako je analýza objemu nákupu, informácie o cene, splatnosti záväzkov dodávateľa, atď.. Je možné založiť jeden nákupný doklad na druhom, a tak kopírovať všetky relevantné dáta do nového dokladu. Napr. užívateľ zaeviduje objednávku a na tejto objednávke založí príjemku, potom pokračuje s faktúrou nákupu, ktorú založí na príjemke alebo viacerých riadkoch viacerých príjemkách.

Modul zahŕňa všetky dôležité informácie o dodávateľoch a odberateľoch - adresa, kontaktné údaje, bankové spojenie, vlastnosti partnerov, aktivity, priamo z karty obchodného partnera je možné zobrazovať detailné informácie o zostatkoch, o evidovaných zákazkách, dodacích listoch, faktúrach, obchodných príležitostiach. Môže sa definovať neobmedzený počet kontaktných osôb pre každého obchodného partnera, spoločne s jeho telefónnymi číslami, e-mailovými adresami a ďalšími dôležitými údajmi. Ako pri ostatných funkciách je možné využívať rôzne metódy vyhľadávania pre nájdenie požadovanej položky záznamu.

Modul je zameraný na zadávanie došlých a odoslaných platieb, elektronický styk s bankou, generovanie príkazov na úhradu, import a zadávanie bankových výpisov, zadávanie výdavkových a príjmových pokladničných dokladov, vyrovnania, správu šekov, správu kreditných kariet, predloženia (depozity).

Modul umožňuje riadenie všetkých skladových položiek v jednej centrálnej lokalite - tvorba a editácia nákupných, predajných, skladových položiek, hmotného majetku, pridelenie skladu týmto položkám, dáta zásoby, plánovacie dáta, dáta potrebné pre nákup/ predaj (katalóg. č., MJ, rozmery, hmotnosť, objem, MJ obalu, ...), vlastnosti, spravovať sériové čísla/šarže, katalógové čísla obchodných partnerov, priraďovať alternatívne materiály, oceňovanie zásob, realizovať transakcie zásob – príjem/výdaj materiálu, preskladnenie zásob, inventúru, precenenie zásob, definovať cenníky – vytvorenie ľubovoľného počtu cenníkov, priradiť špeciálne ceny pre každého obchodného partnera, pre obdobie, materiál, časové a množstvové ceny a rabaty, sledovať proces prípravy materiálu na odber a balenie, mať k dispozícii výkazy zásob – zoznam materiálov, posledné ceny, skladové zásoby, transakcie pre sér. čísla/šarže, vek, ocenenie, kontrola zásob, inventúra.

Modul je zameraný na tvorbu kusovníkov u výrobkov, ktoré sa skladajú z viacerých položiek, vstupného materiálu, práce, obalového materiálu a pod., tvorbu výrobnej zákazky a editáciu založených (s referenciou na obchodnú zákazku) – status naplánovaná, uvoľnená, zatvorená zákazka, informácie o nákladoch, vyrobených, chybných výrobkoch, termínoch, sledovanie výdaja materiálu do výroby – automatický alebo manuálny výdaj materiálu zo skladu do výroby, realizáciu príjmu výrobkov z výroby – automatický alebo manuálny príjem hotových výrobkov alebo nepoužitého materiálu z výroby na sklad.

Modul umožňuje plánovať potreby materiálu pre proces výroby alebo obstarania nákupom. MRP vypočíta potreby materiálov na základe zákaziek odberateľa, objednávok dodávateľovi, výrobných zákaziek, prognóz a výšky skladových zásob. Dispozičný chod tiež zohľadňuje definované pravidlá plánovania pre Násobok zákazky, Interval zákazky a Minimálne zákazkové množstvo. Výsledkom dispozičného chodu sú odporučenia na generovanie buď Objednávky alebo Výrobnej zákazky rozvrhnuté spätne o definovaný prípravný čas, aby bol možný príchod materiálu alebo výroba vyrábaných položiek včas a zaručený dátum expedovania hotových výrobkov/tovarov požadovaný zákazníkom a evidovaný v Zákazke.

V module sa zakladajú servisné volania – evidovanie servisných volaní, hlásených reklamácií na konkrétneho obchodného partnera, s referenciou na sériové číslo, materiál, skupinu materiálov, servisnú zmluvu. Užívateľ má k dispozícii prehľad o vykonaných aktivitách, nákladoch, riešeniach súvisiacich s vyriešením problému, napr. vrátenie, oprava poškodeného tovaru, evidovanie príslušných dokladov – napr. dobropis,... Na konkrétne sériové číslo je generovaná karta predaného materiálu – evidovanie sér. č. (súčasné, nové, napr. pri oprave), sériovej zmluvy, servisných volaní, transakcií súvisiacich s konkrétnym materiálom. Systém umožňuje zavedenie servisných zmlúv na konkrétneho obchodného partnera, sériové číslo materiálu alebo skupinu materiálov, prehľad o materiáloch, servisných volaniach k príslušnej zmluve, evidovať databázu riešení problémov a mať k dispozícií servisné výkazy

Modul slúži na evidenciu kmeňových dát pracovníkov – osobné údaje, pracovné zaradenie a kontaktné údaje, služobná a súkromná adresa, finančné údaje, evidovanie - vzdelania, neprítomnosti, odmien, predchádzajúcich pracovných pomerov. V jednoduchých výkazoch personalistiky sú generované zoznamy pracovníkov, neprítomnosť pracovníkov, telefónny zoznam.

Modul poskytuje sadu výkonných výkazov pre každú oblasť podnikania. Tento modul je jedným z najdôležitejších modulov v rámci SAP Business One. Zahŕňa výkazy pre všetky moduly systému, napr. účtovníctvo, skladové výkazy, finančné výkazy, obchodné výkazy, výkazy legislatívne – daňové priznanie DPH, výkaz ziskov a strát, súvaha, saldo konto, hlavná kniha, obratová predvaha a výkazy s cieľom uľahčiť rozhodovanie v podniku. Všetky výkazy je možné exportovať do MS Excel.. Na tvorbu individuálnych výkazov slúži nástroj XL-Reporter, ktorý integruje SAP Business One a Microsoft Excel. Nástroj extrahuje údaje priamo z tabuliek transakcií v SAP Business One v rôznych moduloch a umožňuje napr. jednoducho vytvárať výsledovky, rozvahy, prognózy, špeciálne finančné výkazy a ďalšie analytické výkazy ako napr. odbyt na jednotlivý produkty, projekty, zamestnancov. Kombinácia funkcií XL Reporteru a štandardnej funkčnosti Microsoft Excel sa z XL-Reporter stáva mocný nástroj výkazníctva. Generátor otázok - je nástroj, ktorý umožňuje založiť dotazy vyhľadávania pomocou nástroja vyhľadávania SQL a vytvárať užívateľské prehľady. Tento nástroj je navrhnutý len pre vyhľadávanie/výber dát. Generátor otázok umožňuje založiť takmer každé vyhľadávanie, vďaka ktorému môže užívateľ rýchlo zodpovedať otázky vyskytujúce sa vo firme, prístup ku všetkým dátam v databáze a ich spracovanie podľa vlastných potrieb užívateľa, založenie individuálnych formulárov výkazov pomocou jednoduchej syntaxe.